I registri dovevano essere scritti con carattere chiaro, senza abbreviazioni, raschiature e aggiunte nell'interlinea. Eventuali aggiunte dovevano essere poste a fine atto. Il primo gennaio di ogni anno l'ufficiale di stato civile dichiarava chiuso il registro dell'anno precedente, indicando il numero degli atti trascritti; stilava poi, per ogni registro, un indice alfabetico dei cognomi di coloro cui gli atti si riferivano (indice annuale).
Nel caso che qualche registro non fosse stato sufficiente per le registrazioni fino al 31 dicembre, l'ufficiale di stato civile poteva usare un supplemento in cui gli atti continuavano ad essere numerati progressivamente.
L'obbligatorietà della conservazione di registri ed indici venne sancita dall'art. 35 del Regolamento di applicazione della Legge comunale e provinciale del 1889 (R.D. 10 giugno, n. 6107).
Il R.D. 15 novembre 1865, n. 2602 (confermato dal R.D. 9 luglio 1939, n. 1238) prevedeva
anche la redazione da parte dell'ufficiale di stato civile di indici decennali degli atti di nascita, matrimonio e morte, da compilarsi nel gennaio successivo alla fine di ogni decennio.
Ne era prevista la stesura in doppio esemplare, uno da depositare nell'archivio comunale e l'altro da trasmettere al procuratore del re. Nei comuni con più uffici di stato civile, l'indice decennale doveva comprendere i registri di tutti gli uffici.