SIAS prevede la possibilità di ricercare le descrizioni dei complessi archivistici, dei soggetti produttori e degli istituti di conservazione.
I complessi archivistici sono i raggruppamenti organici di documentazione a diversi livelli di descrizione (complesso di fondi, fondi, subfondi/sezioni, serie, sottoserie) e le collezioni/raccolte.
La ricerca può essere avviata attraverso tre opzioni:
- indice dei fondi: lista dei complessi archivistici di primo livello, indipendentemente dal fatto che siano definiti come complesso di fondi/superfondo, fondo, collezione/raccolta;
- indice dei fondi per periodizzazione/tipologia: lista dei complessi archivistici di primo livello ripartiti secondo il periodo storico di appartenenza (Antico regime; Periodo napoleonico; Restaurazione; Regno d'Italia e Repubblica Italiana) o secondo la loro tipologia nel caso di complessi archivistici non statali o non periodizzabili (Comuni; Enti territoriali, Stato civile, Diplomatici e notarili; Estimi e catasti; Arti, corporazioni di mestiere, ordini professionali; Corporazioni religiose ed altri enti religiosi; Imprese e istituti di credito; Assistenza, beneficenza e previdenza, ospedali; Partiti politici, movimenti e organizzazioni sindacali; Accademie, università ed enti di istruzione e ricerca; Famiglie; Persone; Organizzazioni internazionali, rappresentanza diplomatiche, organizzazioni straniere; Enti vari e associazioni; Cartografici; Fotografici e audiovisivi; Collezioni e raccolte);
- indice di tutti i complessi: lista dei complessi archivistici di ogni livello, dai complessi di fondi, ai fondi, alle eventuali sezioni, alle serie, sottoserie e così via, a seconda della specifica articolazione della struttura degli archivi.
Le liste dei complessi archivistici possono essere ordinate per denominazione o per data.
È possibile raffinare la ricerca, utilizzando i seguenti campi: denominazione; periodizzazione/tipologia; data.
Con l'opzione strumenti di ricerca on line si accede all'elenco alfabetico degli inventari, guide, elenchi disponibili nel web, sia all’interno del SIAS che in siti esterni. Il simbolo segnala che lo strumento di ricerca è pubblicato nel Portale SAN - Strumenti di ricerca online in formato dinamico oppure in file pdf.
È possibile raffinare la ricerca, utilizzando i seguenti campi: titolo; tipologia; qualifica del produttore; tipologia del produttore.
Selezionando un titolo nella lista dei risultati, si visualizza la corrispondente scheda strumento di ricerca, contenente le informazioni descrittive e il link per accedere a quest'ultimo.
I soggetti produttori sono gli enti (incluse le istituzioni), le famiglie e le persone che nel corso della loro attività hanno prodotto, accumulato, conservato e usato la documentazione archivistica descritta.
L'elenco dei soggetti produttori è costituito dalle loro intestazioni di autorità. Ciascuno di essi può avere più di una intestazione di autorità ed ognuna compare nella corretta sequenza alfabetica sempre insieme anche alle altre. Le diverse intestazioni del medesimo soggetto produttore sono tuttavia in relazione con un unico record descrittivo. Le intestazioni di autorità sono compilate secondo le norme stabilite dalle NIERA (Norme italiane per l'elaborazione dei record di autorità archivistici di enti, persone, famiglie) e quelle in uso nel SIAS/SIUSA e comprendono sempre la denominazione e la data, oltre, talvolta, ad altri elementi utili ad identificare il soggetto produttore.
È possibile raffinare la ricerca attraverso campi diversificati a seconda della tipologia del soggetto produttore.
Per gli enti: denominazione; tipologia ente; luogo; condizione giuridica; ambito territoriale; contesto storico-istituzionale; data.
Per le famiglie: denominazione; luogo; data.
Per le persone: denominazione; sesso; professione; luogo di nascita; luogo di morte; anno di nascita; anno di morte.
È possibile ricercare i soggetti produttori ente anche a partire dalle descrizioni di altre entità che ne definiscono il contesto storico, geografico o giuridico di appartenenza e precisamente:
- i contesti storico-istituzionali all'interno dei quali essi hanno operato;
- i profili istituzionali relativi ad enti che hanno caratteri comuni o sono regolati dalla medesima normativa, come gli uffici periferici dello Stato, gli enti territoriali, le articolazioni di quelli pubblici nazionali;
- gli ambiti territoriali interessati dalla loro attività.
Queste entità sono elencate in ordine alfabetico di denominazione.
È possibile raffinarne la ricerca, utilizzando i seguenti campi: denominazione; data.
Gli istituti di conservazione sono gli Archivi di Stato e le Sezioni di Archivio di Stato. La ricerca permette di accedere alla loro descrizione.
