Palazzo Guidiccioni lunedì, martedì e mercoledì: 8.00-13.30

L'accesso è possibile esclusivamente su prenotazione telefonica. Le prenotazioni si raccolgono la settimana precedente a quella di interesse, telefonando, dal lunedì al mercoledì (ore 8-13.30) alla sede di Piazza Guidiccioni (tel. 0583-491465); il giovedì e il venerdì (ore 8-13.30), alla sede degli ex Pubblici Macelli (tel. 0583-955909).
L'accesso alle ricerche è consentito (per motivi di studio, privati o amministrativi) a tutti coloro che abbiano compiuto 18 anni e che, non colpiti da provvedimenti restrittivi, presentino specifica domanda di ammissione utilizzando le procedure di accesso predisposte, sulla base della vigente normativa (già R.D. 1163/1911 e circ.151/94), attraverso la gestione informatica del servizio di sala studio.
I documenti sono dati in consultazione, libera e gratuita, disciplinata con regolamento interno; fanno eccezione i documenti di carattere riservato (sottoposti ai vincoli fissati dalla vigente legislazione): la loro eventuale consultazione in deroga ai termini dei 50/70 anni può essere autorizzata per motivi di studio, dal Ministero dell'Interno, a seguito di una specifica richiesta - (file pdf - 9 KB) da parte dell'interessato inoltrata al Direttore dell'Archivio di Stato per essere trasmessa, corredata dal suo parere, alla Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti riservati (art. 8 D.Lgs. n. 281/1999).
L’abbattimento delle barriere architettoniche e l’uso dell’ascensore consentono l’accesso agli utenti con ridotta capacità motoria.

Per motivi di studio o professionale possono richiedersi, fino ad un'ora prima della chiusura, fino a 4 unità archivistiche. È consentita la consultazione di un solo pezzo per volta. Le richieste dei pezzi, come le domande di consulenze scientifiche, possono essere effettuate anche via email all'indirizzo as-lu.salastudio@cultura.gov.it.
I pezzi possono essere lasciati in deposito per 15 giorni e il deposito può essere riconfermato per ulteriori 15 giorni in assenza di richieste da parte di altri utenti. Il periodo massimo di consultazione di uno stesso pezzo non può superare i due mesi.
La disponibilità di strumenti e sussidi alla ricerca e al godimento dei beni è offerta sia da strumenti analitici (inventari) che da strumenti non analitici (elenchi ecc.) elaborati dall’Istituto per fondi/serie e singoli documenti archivistici. Tali strumenti sono disponibili nelle specifiche sala inventari e sala studio e rendono tutti i fondi accessibili in originale o su relativo supporto sostitutivo.
L'assistenza alla ricerca da parte di personale scientifico è assicurata durante tutto l'orario di apertura al pubblico.
La Biblioteca dell'Istituto non effettua prestiti esterni, ma consente agli utenti di sala studio la consultazione delle edizioni reputate di supporto alla ricerca archivistica in corso, seguendo le modalità indicate da specifico regolamento.
La riproduzione di documenti archivistici ordinariamente consultabili in originale presso la sala di studio, attuata, senza scopo di lucro, da privati per uso personale o per motivi di studio, ovvero da soggetti pubblici o privati per finalità di valorizzazione, è libera e gratuita, purché realizzata con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene, né l’esposizione dello stesso a flash o ad altre sorgenti luminose, né l’uso di stativi o treppiedi. A tale fine l'utente è tenuto a sottoscrivere un’apposita dichiarazione predisposta dall’Amministrazione nella forma dell’atto di notorietà. Si avverte inoltre che l’Amministrazione è tenuta, secondo il dettato della circ. n. 33/2017 di cui sopra, ad effettuare controlli sulla veridicità delle affermazioni sottoscritte nella dichiarazione.
È consentita la riproduzione professionale di documenti archivistici effettuata direttamente dall'utente o tramite fotografo professionista. L'utente è tenuto a compilare l'apposito modulo di richiesta e a pagare l'importo corrispondente alle spese di fotoriproduzione con mezzi professionali, secondo il tariffario esposto in sala studio e pubblicato sul sito.
Può essere richiesto, per uso amministrativo, il rilascio di copie conformi all'originale, ai sensi dell'art. 18 del D.P.R. 445/2000; l'utente è tenuto a compilare l'apposito modulo al quale deve essere applicata una marca da bollo per uso amministrativo (euro 16,00), ai sensi dell'art. 3 della tariffa all. A parte I del D.P.R. 642/1972. Le copie conformi all’originale sono assoggettate all’imposta di bollo nella misura di euro 16,00 per foglio (composto da quattro facciate), ai sensi dell’art. 1 della stessa Tariffa all. A parte I del D.P.R. 642/1972, a meno che l’uso per il quale la copia è richiesta non rientri tra quelli per i quali è prevista l’esenzione in base alla tabella all. B del D.P.R. 642/1972 o non ricada in ulteriori eventuali eccezioni, che devono in quest’ultimo caso essere indicate dal richiedente.
Le fotoriproduzioni effettuate da professionisti nello svolgimento della loro attività professionale (ad es. archivisti/paleografi che lavorano su committenza, geometri che richiedono visure catastali etc.) rientrano nella fattispecie delle fotoriproduzioni "a scopo di lucro" e pertanto non sono esenti dal pagamento del canone di concessione dovuto all'Amministrazione ai sensi dell'art. 108 del d. lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio). Si applicano in questi casi le tariffe previste per la riproduzione con mezzi professionali, oltre al rimborso delle spese sostenute dall'Amministrazione in caso di richiesta di fotocopie o stampe da file, sempre secondo quanto stabilito nel tariffario esposto in sala studio e pubblicato sul sito.
Non è consentita la riproduzione degli inventari che non risultino pubblicati.