Con decreto del 7 marzo 1786 il duca Ercole Rinaldo III ribadì la ripartizione del territorio della provincia di Modena in sei archivi pubblici di cui uno principale, a Modena, e cinque secondari sul territorio, ad esso collegati, tra cui Sassuolo. Tutti gli archivi, sia il principale sia i secondari, erano retti da una propria autonoma Congregazione ed avevano la duplice natura di "registri" di atti di notai in attività, con l'obbligo per gli archivi secondari di inviare semestralmente al principale copia autentica di tutti gli atti rogati presentati dai notai al proprio archivio di appartenenza, e di "depositi" di atti di notai cessati che andavano versati nell'archivio pubblico dal quale i notai dipendevano. Dopo la parentesi napoleonica, durante la quale di fatto la situazione rimase immutata benché fosse prevista l’esistenza di un unico "Archivio generale" per ogni Dipartimento, Francesco IV con Regolamento del 14 settembre 1815 ripristinò la situazione anteriore al 1796 istituendo tre "Archivi generali" (Modena, Reggio, Castelnuovo di Garfagnana) e vari archivi "subalterni", di cui cinque nel modenese incluso Sassuolo. Tutti gli archivi, generali e subalterni, furono sottoposti alla supervisione del potere giudiziario e al governo della Congregazioni generali d’Archivio che avevano sede nel capoluogo di Provincia. Gli archivi subalterni dovevano inoltre far confluire nell’Archivio generale tutte le scritture notarili e i rogiti originali dei notai defunti, mentre i notai viventi dovevano trasmettere un indice delle proprie scritture e servirsi di protocolli sui quali scrivere per esteso i contratti e i testamenti che producevano.
Con r.d. 11 maggio 1879, n. 4874 (serie 2°), ai sensi della legge sul notariato del 25 luglio 1875, che disciplinò la materia in modo uniforme su tutto il territorio nazionale, l’Archivio notarile subalterno di Sassuolo fu soppresso e concentrato nell’Archivio notarile distrettuale di Modena. La soppressione fu revocata con r.d. 18 gennaio 1880, n. 5237, (serie 2°) con la costituzione dell'Archivio notarile mandamentale, con giurisdizione sui comuni di Sassuolo, Fiorano Modenese, Maranello, Prignano sulla Secchia, a cui si aggiunsero Frassinoro e Montefiorino.
Considerando che di fatto aveva cessato da tempo di funzionare e che tutto il materiale era stato depositato presso l'Archivio di Stato di Modena, l'Archivio fu definitivamente soppresso con D.P.R. 18 ottobre 1958, n. 1040 (pubblicato sulla GU Serie generale n. 290 del 2 dicembre 1958).